Рано или поздно практически перед любым руководителем компании встаёт вопрос о расстановке приоритетов. Начать развивать параллельно новое направление деятельности или сконцентрироваться на улучшении качества предоставляемых услуг, поднять зарплаты сотрудникам или обновить производственное оборудование, на что сейчас «бросать» ресурсы, которых вечно мало, а что отложить на потом или вовсе отказаться.
Что бы разрешить проблему (нужно сначала её осознать), давайте сыграем в небольшую «игру». Называется она «от 3 до 5 на 3×5». 3×5 – это стандартный размер карточки для заметок (очень пользуются популярностью в США, именно такого размера), от 3 до 5 – это оптимальное количество допустимых приоритетов. Даже если компания «сверхкрупная» количества от 3 до 5 должно быть достаточно. Конечно карточки – это, так сказать аналоговый метод, а поскольку все мы любим IT и пихаем это самое IT куда только можно, запустим собственный онлайновый сервис для проведения анонимного опроса среди сотрудников )) Но давайте сначала потренируемся на бумажных карточках.
Нужно собрать всех людей в компании, которые занимают ключевые посты. В зависимости от типа организации это могут быть: начальники отделов, старшие менеджеры, ведущие специалисты, заведующие магазинами, начальники участков, мастера, бригадиры и т.д. Нужно никого не забыть, но не стоит звать на собрание бабу Дусю, которая моет полы в офисе, если только баба Дуся не принимает активного участия в управлении компанией. Такое, наверное, бывает. Главное, чтобы всё происходило в непринуждённой обстановке, ведь это не экзамен, на худшего сотрудника которого с позором уволят сразу после собрания. Это скорее небольшой «мозговой штурм». Постарайтесь подобрать удобное для всех время. Что бы никто не глядел нервно на часы и сие мероприятие не сильно остановило основную работу.
Раздаём карточки и ручки. Объясняем, что каждому сотруднику нужно сформулировать и написать на карточке приоритеты нашей компании. Про то что приоритетов должно быть 3-5 пока молчим. Пусть сотрудники пишут всё что хотят. Даём немного времени. Если времени будет слишком много, то получим сочинения на тему «как я провёл этим летом…», да и как утверждают психологи, то что приходит на ум первым – является действительно верным. Это потом включаются дополнительные «механизмы», которые могут исказить или слишком завуалировать первоочередную мысль. Хотя карточки ограниченного размера, это нас и спасёт. Собираем.
Теперь раздаём другие карточки и просим написать приоритеты наших основных конкурентов. Понятно, что приоритеты конкурентов мы не знаем. Но догадываемся… Собираем карточки.
Кстати рекомендую проводящему данное мероприятие тоже заполнить карточки. Думаю, будет полезно и интересно сравнить свои ответы с другими.
Всё это труднее чем кажется на первый взгляд. Все думают, что ничего сложного в определении приоритетов нет. А вот стоит попросить сформулировать и изложить в письменном виде, так тут же начинаются проблемы. Главное рассадить сотрудников достаточно друг от друга что бы они не видели, что пишут другие. Наверняка будут не уверенные в себе люди, не понимающие чего от них, бедолаг, хотят и какой ответ будет «верный». Если у вас в компании такие есть на управляющих постах, то у вас имеется проблема серьёзнее чем расстановка приоритетов.
Далее, читаем, анализируем, сортируем. Можно составить сводную таблицу полученных данных.
Цель – понять, что думают сотрудники. Потому что как они думают, так они и работают. А как работают сотрудники, так же работает вся структура в целом.
При формулировании приоритетов можно опираться на статистические данные, здравый смысл, опыт и интуицию. Статистические данные можно заранее подготовить, ну и, например, распечатать и вывесить на стенах или вывести изображение на экран с помощью проектора и т.д. Главное, чтобы эта информация никак не подталкивала сотрудников к написанию тех или иных вариантов приоритетов.
После получения и анализа данных, следует осечь всё лишнее и оставить самое важное. Далее это важно нужно донести до всех сотрудников. Это задачи высшего руководства. При этом можно просто «приказать», т.е. обязать к выполнению приоритетов, но гораздо эффективнее будет объяснить почему выбраны те или иные приоритеты и почему, а главное, как к выполнению этих задач нужно стремиться.
Перечислим стандартные трудности, с которыми можно столкнуться в процессе «игры в приоритеты»:
Данный метод позволяет оценить то на сколько сотрудники имеют чёткое представление о целях компании на текущий момент и на сколько хорошо они осведомлены о приоритетах основных конкурентах. Полезно и просто. Тем более в большинстве случаев, подобные мероприятия на которых собираются и общаются сотрудники позволяют сплотить коллектив и выработать единое видение будущего компании.